TPE – PME : l’externalisation, le partenaire de votre développement

En tant que TPE ou PME, votre objectif est de grandir, de devenir une entreprise visible, avec des projets. Cette ambition, bien qu’elle soit justifiée et saine, ne peut se faire sans une organisation précise, dans laquelle chaque rouage est testé, étudié, réglé au millimètre près. Oui, votre produit ou vos services, vos ressources humaines vont faire une partie du travail, mais dans un contexte concurrentiel tel qu’il est actuellement, arrosé d’une mondialisation acceptée, il est temps d’aller plus loin encore si vous souhaitez vous développer. Pour cela, l’externalisation n’est pas seulement une possibilité, mais un outil, un partenaire sur lequel vous pouvez compter. Pourquoi et surtout comment profiter de cette solution lorsqu’on est une petite ou une moyenne entreprise ?

En tant que petite entreprise, vous avez toutes les raisons du monde de vous tourner vers l’externalisation. Parmi celles-ci, citons l’économie d’argent, l’amélioration des performances, un gain constant en efficacité. Si les grandes entreprises donnent l’impression d’avoir compris le processus sans effort apparent, en tant que TPE ou PME, vous avez sans doute des interrogations.

Externalisation : le début du processus

Tout processus d’externalisation commence par une vision claire du flux de travail à conserver en interne et celui qui peut être pris en charge par une entreprise tierce. En général, les entreprises choisissent l’outsourcing pour les tâches considérées comme étant à gourmandes en temps et en ressources, toutefois à faible impact et reproductibles. Parmi les postes les plus souvent externalisés, citons les ressources humaines, les enquêtes de satisfaction pour évaluer la qualité de vos prestations, le télésecrétariat ou encore la téléprospection et le télémarketing, pour ne citer que ceux-ci.

Travailler moins pour gagner plus !

De nombreuses tâches effectuées en « back-office » sont certes essentielles, mais sans valeur ajoutée. Elles existent pour maintenir le déroulement des opérations sans pour autant aider au développement de votre TPE ou PME. Plus simplement, comment votre service de télésecrétariat permet-il à votre entreprise de gérer les rapports, les transactions, les comptes débiteurs, etc. ? La réponse est simple : ce service ou ceux cités plus haut ne peuvent concrètement pas générer de nouveaux revenus, attirer de nouveaux clients. C’est là que l’externalisation prend tout son sens : elle « débarrasse » votre entreprise d’un service à basse valeur ajoutée, lui permettant d’investir en toute quiétude dans des tâches et des actions qui vont lui permettre d’engranger des bénéfices : développement d’un nouveau service ou produit, extension, recrutement, marketing digital, etc.

Il y a naturellement une condition sine qua non à cela : l’externalisation des tâches à basse valeur ajoutée nécessite un processus structuré et des objectifs bien définis. Sans une préparation finement étudiée, sans vérifications précises, l’externalisation ne remplira pas son office, ce qui est évitable.

Exploitez plus efficacement le talent de vos collaborateurs

L’externalisation permet donc aux entreprises de se délester de tâches qui prennent du temps et des ressources sans pour autant participer à son développement. Elle permet donc, par effet cascade, aux entreprises de faire preuve d’une plus grande efficacité, puisqu’elles ont enfin la possibilité de concentrer ses collaborateurs sur une meilleure gestion des tâches essentielles et incontournables.

En choisissant l’outsourcing, vous allez permettre à votre TPE ou PME de tirer le meilleur de chaque collaborateur dans chaque service. Pour aller plus loin, elle va permettre à votre entreprise de mieux recruter, donc de se développer. De son côté, le prestataire va mettre en place des équipes formées et disposant de tout le matériel nécessaire pour prendre le relais !

L’externalisation offshore

Aujourd’hui, certains pays ont réussi à se hisser en haut de l’échelle en matière d’externalisation, comme l’île Maurice. Les prestataires présents dans le pays proposent des services de qualité et disposent d’une main-d’œuvre diplômée, certifiée et surtout plus abordable. De plus, ils disposent de toutes les solutions pour embaucher, former et retenir ses agents.

Les 5 clés d’une externalisation réussie

Pour une externalisation, il convient de prendre en considération les 5 points suivants, qui vont servir de base à votre projet :

Où, quand, pourquoi et comment choisir l’externalisation

Ici, il ne s’agit pas de croissance ou d’augmentation de l’efficacité. Allez droit au but en pensant réduction des coûts, constitution d’une équipe dédiée à une tâche en particulier, libération de ressources pour un projet spécifique.

Comment l’externalisation de certaines tâches ou de certains services va-t-elle pouvoir libérer du temps, des financements et des ressources afin que votre entreprise puisse se concentrer sur son cœur de métier, offrir de la valeur à ses clients ?

Planification des changements

L’externalisation est un changement profond dans l’organisation d’une entreprise, y compris lorsqu’il s’agit d’une TPE ou d’une PME. Néanmoins, elle nécessite une bonne planification en amont, à travers :

• La préparation de ses collaborateurs et de ses cadres, qui doivent adhérer à ces changements. Pour cela, préparez des réponses aux questions qui risquent d’être posées (prise en charge de la stratégie, modification des équipes existantes, réinvestissement des coûts économisés, temps de déploiement du processus d’outsourcing.),
• Une modification du flux de travail et bien entendu de l’organisation de l’entreprise

Trouver le bon prestataire

Un bon prestataire doit être flexible et désireux de s’intégrer pleinement dans votre équipe. Il doit être capable de participer et de s’engager dans une conversation franche et sans détour, de fournir une proposition détaillée, permettre la visite de ses locaux, pour ne citer que ces éléments.

Les normes de performance

S’il existe des normes de performance préétablies, vous devez, en tant que client, définir vos propres normes. Pour cela, vous devrez mettre en place des métriques et des repères, des indicateurs de performance, en fonction du service à externaliser. N’hésitez pas également à demander au prestataire de proposer ses indicateurs de performance.

Le but est de trouver un équilibre entre ses prestations et vos objectifs.

Un projet pilote

Il convient de ne pas accepter tête baissée une proposition faite par un prestataire. Au lieu de cela, externalisez une petite partie du service concerné, qui nécessitera d’ailleurs un moindre investissement initial. Cet essai permettra à votre entreprise d’observer l’efficacité du prestataire avant de vous engager plus en loin.

Si l’objectif de votre TPE ou PME est d’évoluer et de grandir, vous devez procéder en ayant la plus grande visibilité possible. En choisissant l’externalisation, vous faites le pari de travailler avec des spécialistes de haut niveau pour des coûts réduits. L’externalisation est une décision importante et les entreprises qui ont fait ce choix en ressortent gagnantes et sereines !