Réussir son projet d’externalisation en 2020 !

Et si 2020 était l’année parfaite pour concrétiser votre projet d’externalisation ? Cette solution est désormais facile à mettre en place, car rodée, mise en pratique par de nombreuses entreprises qui n’hésitent pas à partager leur expérience. Le tout est de trouver le meilleur ajustement à vos besoins, tout comme vous le feriez pour un recrutement classique.

Alors que l’économie de marché bat son plein, aucune raison ne vous empêche d’externaliser certains services de votre entreprise. En tant que patron, votre temps est précieux, tout comme le temps et le savoir-faire de vos collaborateurs et le but de votre entreprise est d’atteindre ses objectifs de manière productive et efficace. En externalisant, vous déléguerez sans pour autant abandonner les services concernés et bénéficierez d’une prestation parfaitement calibrée, tout en faisant des économies.

L’externalisation dans les grandes lignes

L’externalisation ne se résume pas à recruter des personnes extérieures à votre entreprise afin qu’elles prennent en charge certaines tâches pour vous faire gagner du temps. L’outsourcing est une solution d’augmenter la qualité d’exécution de certaines tâches et à moindre coût.

Pour l’instant, vous sentez que vous êtes limité par les ressources dont vous disposez en interne. L’externalisation, offshore qui plus est, est une fenêtre sur d’autres ressources à travers le monde, des ressources formées, éduquées, économiques, flexibles, adaptables et disponibles y compris en dehors de vos heures de fonctionnement. Ajoutons à cela les moyens technologiques disponibles actuellement, qui permettent de faire fonctionner les entreprises en 24/7.

Autre point important à retenir concernant l’externalisation, l’entreprise cliente ne paye que pour les services rendus, tandis que les ressources internes induisent des dépenses salariales lourdes pour le budget (cotisations, matériel, arrêts maladie, etc.).

Concrétiser son projet d’externalisation en 2020

En choisissant l’externalisation, votre prestataire offshore vous fournira un service clé en main, mais toujours adaptable à vos besoins. Comment initier votre projet sereinement et efficacement ?

Identifiez les tâches chronophages

Il s’agit généralement de tâches qui prennent du temps, répétitives, qui ne nécessitent pas une surveillance constante. Il peut s’agir de vos Ressources humaines, de votre service d’enquête de satisfaction pour évaluer la qualité de vos prestations, de votre télésecrétariat, téléprospection ou même télémarketing.

En externalisant ces services, votre entreprise libérera du temps pour se concentrer sur son cœur de métier.

Identifier les tâches à faible valeur ajoutée

Une tâche peut être chronophage, répétitive, mais elle n’en est pas moins importante pour le bon fonctionnement de votre entreprise. Toutefois, dans le cas d’une PME ou d’une TPE, si vous avez l’impression que vos ressources internes peuvent s’en charger, il est important de faire machine arrière et de se poser les bonnes questions. En se concentrant sur ladite tâche, vos collaborateurs peuvent-ils faire progresser votre entreprise ? L’aider à se développer grâce à son cœur de métier ? L’aider à se positionner favorablement par rapport à la concurrence ?

Identifiez les domaines que vous ne maîtrisez pas

Même en tant que CEO, entrepreneur, patron, etc., vous n’êtes pas expert dans tous les aspects de son entreprise. Citons, par exemple, la communication avec les clients, la capacité à vendre votre produit ou service, la conversation dans le sens commercial, etc.

Ces « lacunes », bien qu’humaines » peuvent représenter un point faible pour le développement de votre entreprise et surtout sa place par rapport aux concurrents. En confiant les services qui requièrent de tels savoir-faire à des professionnels, votre compagnie pourra évoluer en toute sérénité.

Choisissez le bon prestataire d’externalisation offshore

Le processus d’embauche d’un prestataire d’externalisation offshore est similaire à celui d’un collaborateur :

Commencez pas déterminer vos besoins : il s’agit de pointer avec soin les services chronophages, de les décrire dans les moindres détails, par exemple, s’il s’agit de répondre par téléphone, par e-mail, en français, en anglais, la tranche horaire, etc. Mettez autant d’informations importantes que possible dans votre description tout en restant concis.

Sélectionnez plusieurs entreprises spécialisées : croisez les avis, les expériences d’anciens clients et des clients actuels, demandez des recommandations auprès de vos homologues, faites jouer votre réseau professionnel. Si internet regorge de conseils et de « reviews », il est essentiel de s’appuyer sur l’expérience d’autres entreprises, mais également sur les échanges que vous aurez avec les candidats potentiels, la qualité des réponses pour choisir le bon prestataire d’externalisation.

Trouvez les adéquations avec votre entreprise : le prestataire choisi est-il capable de vous proposer des solutions avant la survenue de problématiques ? Possède-t-il un plan de reprise d’activité en cas d’incident ? Ses ressources humaines sont-elles flexibles et capables de s’adapter à vos besoins en termes d’horaires, de charge de travail ? Prenez le temps de trier les candidats potentiels pour ensuite sélectionner les plus convaincants et classer ces derniers. Ce sont eux qui passeront l’étape finale de l’entretien.

Signez le contrat : le contrat n’est pas une simple formalité ! Il doit reprendre tous les points essentiels, vos attentes, vos impératifs, etc.

Intégrez le concept d’outsourcing au déroulement de votre entreprise : étape essentielle pour s’assurer une externalisation en douceur et réussie, l’intégration consiste à établir une relation de confiance non seulement avec votre prestataire, mais également avec vos collaborateurs. Familiarisez ce nouveau partenaire avec les subtilités du fonctionnement de votre entreprise, en lui présentant dans les détails vos systèmes et processus afin qu’il puisse se fondre naturellement dans le flux. Exprimez clairement vos attentes de manière détaillée, par exemple, concernant l’avancement des tâches, les réunions, les points à améliorer.

La communication est sans aucun doute l’élément essentiel d’une externalisation réussie. Claire, directe, franche, elle est le pivot d’un partenariat entre deux entreprises qui ne sont pas forcément situées au même endroit sur la planète. Certes, cela demande des efforts, du temps, en encourageant les échanges, vous poserez les bases d’une collaboration dynamique, dans laquelle vous et votre prestataire deviendrez des partenaires durables. Il en va de la productivité et la fidélité de vos collaborateurs, du développement de votre entreprise, qui sera ainsi reconnue pour la qualité de ses services ou produits.