Qu’est-ce que l’externalisation ?

Il n’est jamais trop tôt pour rappeler ce qu’est l’externalisation. Stratégie commerciale à part entière, elle s’adresse aux entreprises à la recherche d’une solution pour gagner en productivité, en flexibilité, en compétences et en évolutivité. Pour cela, l’outsourcing prend en charge différentes tâches jugées nécessaires, mais chronophages.

L’externalisation en résumé

On appelle externalisation lorsqu’une entreprise tierce, spécialisée, offre ses services en tant que prestataire. Pour cela, il met en œuvre ses propres travailleurs et systèmes informatiques. Dans le cas de l’externalisation offshore, les prestations sont délivrées depuis les locaux du fournisseur.

Quelles tâches peuvent être externalisées ?

L’externalisation regroupe une pléthore de métiers, par exemple :

• Représentant du service clientèle ;
• Spécialiste de l’assistance informatique ;
• Spécialiste des ressources humaines ;
• Commis à la paie ;
• Teneur de livres/comptable ;
• Préparateur d’impôts ;
• Assistant personnel ;
• Programmeur informatique ;
• Commis à la saisie de données ;
• Concepteur et développeur de sites web ;
• Responsable des médias sociaux ;
• Spécialiste du marketing ;
• Rédacteur ;
• Correcteur d’épreuves ;
• Transcripteur médical ;
• Conseiller juridique ;
• Spécialiste de la génération de leads ;
• Dessinateur ;
• Gestionnaire d’événements ;
• Gestionnaire de la sécurité.

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Comment fonctionne l’externalisation ?

L’externalisation est plus que l’achat d’un service auprès d’un prestataire. En effet, afin qu’elle délivre les résultats escomptés (productivité, flexibilité, évolution, compétences), qu’elle se transforme en un partenariat pérenne, elle doit prendre en considération aussi bien l’aspect commercial que logistique, le tout, dans une atmosphère de confiance.

Certains experts préconisent une concentration particulière sur la clause de sortie d’un contrat d’outsourcing. En effet, dès le début du partenariat, l’entreprise commanditaire et le prestataire doivent chacun avoir une vision claire de la marche à suivrez lorsque le contrat arrive à échéance.

Pourquoi opter pour l’externalisation ?

L’externalisation consiste à déléguer une tâche en particulier à une entreprise spécialisée dans ce type de prestation. En contrepartie, ses clients parviennent visiblement atteindre plusieurs objectifs difficilement réalisables autrement :

• À réduire leurs coûts ;
• À améliorer leur efficacité et gagner en rapidité
• À bénéficier d’une expertise dans l’exécution des tâches de manière externalisée pour obtenir ces avantages ;
• À se concentrer leurs ressources sur leurs compétences clés sur leur cœur de métier, ce qui leur permet d’acquérir plusieurs avantages concurrentiels sur leur marché.
• À ne plus avoir à passer par les processus longs et coûteux du recrutement traditionnel, ou en interne, d’un plein temps, etc., d’employés possédant des compétences spécialisées et l’expérience nécessaires pour effectuer certaines tâches.

Dans certains cas, les entreprises optent pour l’externalisation pour transférer les parties liées au respect des exigences ou obligations réglementaires de leurs pays.

Les différents types d’externalisation

Il est possible de choisir entre trois solutions d’externalisation :

• L’externalisation onshore (à travers une entreprise située dans votre propre pays) ;
• L’outsourcing offshore (à travers un prestataire situé hors des frontières de votre pays) ;
• L’externalisation nearshore (à travers une entreprise d’externalisation située à proximité de votre pays).

Les avantages et les inconvénients de l’externalisation

Outre la réduction des coûts et l’amélioration de la productivité, les entreprises ayant opté pour l’externalisation gagnent sur de nombreux autres plans.

En effet, en adoptant cette stratégie, elles parviennent à rationaliser la distribution de leurs ressources les plus précieuses, c’est-à-dire du budget, du capital humain et de la logistique. Ces éléments peuvent être redirigés vers d’autres besoins existants ou de nouveaux projets à valeur ajoutée.

Elles parviennent également à rationaliser la production et/ou à réduire les délais de production grâce à une prestation externe capable d’exécuter plus rapidement les tâches qui lui sont confiées.

Les défis de l’externalisation

L’externalisation requiert une préparation claire et documentée en amont. En procédant méticuleusement, les entreprises parviennent à une gestion tangible et surtout sereine de leurs contrats et de leur relation avec leur prestataire.

Toutefois, parmi ces entreprises, certaines peuvent constater une certaine rivalité entre leurs ressources internes et celles mises en œuvre par leur prestataire, ce qui va dans le sens contraire du cœur même de l’outsourcing.

Elles peuvent également constater une certaine perte de contrôle sur divers aspects liés aux tâches ou aux services externalisés. Il peut s’agir, par exemple, de la perte de contrôle sur la qualité du service client fourni.

La sécurité fait également partie des défis à surmonter dans le cadre de l’externalisation, du fait des échanges constants d’informations exclusives ou de données sensibles entre le commanditaire et le prestataire.

Enfin, la communication est un autre aspect à prendre en considération en permanence, afin qu’elle reste constamment fluide entre les employés internes et les agents mis à disposition par le prestataire d’externalisation. Un scénario courant si le prestataire tiers opère à l’étranger.

Alors, internalisation ou externalisation ?

Il est toujours de prendre la décision d’externaliser surtout lorsque l’internalisation semble être la solution la plus simple et la plus rapide à mettre en place. Alors, que choisir ?

Comme son nom l’indique, l’internalisation consiste à confier à des équipes internes des tâches y compris si celles-ci sont susceptibles d’être prises en main par une entreprise spécialisée dans l’outsourcing.

Toutefois, l’internalisation implique le recrutement de nouveau capital humain, sur une base permanente ou temporaire, pour exécuter lesdites tâches. Cela induit l’investissement dans de nouveaux équipements, matériels et logiciels, voire la réorganisation complète des processus commerciaux.

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