Petites et moyennes entreprises : les raisons d’externaliser certains services

L’externalisation est aujourd’hui rentrée dans les mœurs, d’autant plus que les PME n’hésitent plus à se tourner vers cette solution. Si vous êtes une PME et que vous souhaitez vous tourner vers l’externalisation, voici un panorama des services qui peuvent être pris en main par une société extérieure, ainsi que les avantages que comporte un tel choix.

L’externalisation dans les grandes lignes

Externalisation, outsourcing, il s’agit d’une forme de sous-traitance qui consiste à transférer des activités auprès d’un prestataire externe, spécialisé dans ce type de service. Cette entreprise peut se trouver dans votre pays ou alors, dans un pays étranger, comme l’île Maurice. Avec les nouvelles technologies, l’externalisation peut se faire par intranet, centre de relation client multicanal, plateforme d’archivage et de nombreuses activités peuvent en bénéficier : comptabilité, paye, facturation, helpdesk informatique, etc.

POURQUOI externaliser ?

La concurrence entre entreprises est on ne peut plus rude, aussi, chaque société fait de son mieux pour trouver des solutions afin d’augmenter et d’optimiser leur productivité. L’externalisation est une solution qui vous gagner du temps. Quelle que soit la taille de votre entreprise, cette option comporte de nombreux avantages :

• En confiant les tâches à faible valeur ajoutée à une société externe, votre entreprise peut concentrer ses ressources sur son véritable métier,
• L’externalisation consiste à ajouter des compétences à l’entreprise : l’entité externe qui vient se greffer apportera un savoir-faire professionnel spécialisé, fiable et complet,
• La qualité étant l’un des piliers de toute entreprise, cette nouvelle expertise sera un plus inégalable,
• L’externalisation est synonyme de coûts fixes, d’économies importantes sur la masse salariale, les investissements à long terme et les stocks,
• Les prestataires externes sont les spécialistes de l’adaptation, aussi, ils viennent ajouter un certain dynamisme qui a pu se perdre au fil du temps au sein de votre organisation interne

Quels services externaliser ?

Vos objectifs en tant que PME :

• Développement,
• Positionnement sur le marché,
• Rentabilité,
• Productivité,
• Efficacité,
• Concurrence

Or, certaines tâches, incontournables, certes, augmentent les coûts d’exploitation ou de fonctionnement, grevant par la même occasion vos impératifs. Les exemples sont nombreux, depuis service informatique de la société (gestion du site internet, c’est à dire développement, community management, etc.), au service client (gestion des appels), en passant par l’émission de la paie, ou encore l’archivage des données.

L’importance de l’audit interne

Un audit interne vous permettra de séparer les tâches qui nécessitent d’être traitée sur place et celles qui peuvent être externalisées, confiées à une société spécialisée.

L’optique étant de développer votre entreprise, de renforcer sa position en tant que concurrent sérieux et solide des grands groupes, l’audit interne vous permettra, à terme, de consacrer la plus grande partie des ressources et compétences de votre PME aux tâches à forte valeur ajoutée. Il permettra également :

• De vous concentrer sur un plus large éventail de services et sur la qualité de ces derniers,
• D’augmenter le nombre de compétences et de ressources sans avoir à embaucher du personnel supplémentaire

Réussir une externalisation

La feuille de route

La feuille de route permet de mettre à plat les objectifs de votre PME, de définir les conditions et les moyens de contrôle de votre externalisation. Elle devra donc :

• Établir aussi précisément que possible la part de compétence et les responsabilités de votre entreprise et du prestataire.
• Mentionner le budget consacré à l’externalisation, sa situation géographique et les attentes de l’entreprise au niveau technique,
• Citer les représentants de l’entreprise et du prestataire, dans une démarche de contrôle qualité,
• Contenir un tableau de bord composé d’indicateurs clairs et fiables

La planification

L’externalisation rime avec planification, car, la réussite de cette étape passe par une stratégie réfléchie et millimétrée, qui devra se dérouler en plusieurs étapes :

• Décider des objectifs de votre PME à long terme,
• Pointer, analyser et hiérarchiser les facteurs internes qui enrayent la fluidité de fonctionnement,
• Déterminer plusieurs options stratégiques pour résoudre ces facteurs,
• Trier, retenir et mettre en place les options les plus appropriées,
• Monitorer les retombées

Cas d’école

Pourquoi externaliser votre service informatique ?

Diminution des coûts : un prestataire spécialisé dans l’externalisation possède des moyens humains, technologiques, matériels, de gestion que votre entreprise ne possède peut-être pas. Or, il en va de la qualité de votre service informatique, de sa fiabilité et de sa performance.

Fiabilité et performance : si votre PME évolue dans une sphère éloignée de l’informatique, l’externalisation permet de profiter de l’expérience et des compétences d’une entreprise uniquement dédiée à cet aspect.

Votre cœur de métier : l’informatique demande un certain investissement humain, matériel, de temps et financier. Là encore, en confiant ce volet à une entreprise qui connaît son métier sur le bout des doigts, vous serez à même de concentrer vos ressources à votre propre métier.

L’adaptation à vos besoins : l’externalisation est synonyme d’adaptation de la part de votre prestataire. Que vous ayez besoin de plus ou de moins d’infrastructures ou de personnel, l’entreprise spécialisée s’adaptera en vous proposant tout simplement une nouvelle formule.

Contrôle de vos coûts : si l’externalisation est payante, elle permet de mieux contrôler les coûts de l’entreprise, notamment grâce à une facturation stable, sans coûts cachés tels que les prestations ponctuelles, l’absentéisme des salariés, les formations, niveau des intervenants, etc.

Un environnement sécurisé : aujourd’hui, une entreprise peut se retrouver victime de nombreuses attaques et les conséquences peuvent être désastreuses (perte de données essentielles, interruption des services) financièrement et au niveau de la production. L’externalisation permet de bénéficier d’un cadre sécurisé étant donné que les sociétés spécialisées possèdent des ressources performantes, entretenues ainsi que des pratiques calibrées et à jour avec les standards en cours.

En respectant les étapes et en prenant en compte vos besoins, l’externalisation devient un outil supplémentaire entièrement dédié à votre entreprise. Les sociétés spécialisées possèdent toutes les ressources nécessaires afin de soulager votre société et de permettre à vos salariés de se concentrer sur votre cœur de métier. Trouvez votre équilibre et devenez un concurrent solide, organisé, de poids pour les grandes entreprises !