Les étapes pour externaliser la gestion des emails

La gestion des emails peut rapidement devenir un défi pour les entreprises, en particulier lorsque le volume d’échanges augmente. Externaliser le traitement de ses emails offre une solution pratique pour alléger cette charge et améliorer l’efficacité des équipes. Que vous soyez une PME ou une grande entreprise, l’outsourcing email permet de gagner en productivité, de réduire les coûts et d’améliorer la satisfaction client. Découvrez avec ProContact les processus à suivre pour externaliser la gestion des emails.

Les difficultés liées à la gestion d’un volume important d’emails

Gérer un flux constant et important d’emails est un défi pour de nombreuses entreprises, notamment les PME. Le service client peut rapidement se retrouver débordé, ce qui entraîne des retards dans les réponses et une baisse de la satisfaction client. De plus, la gestion manuelle d’un volume élevé d’emails augmente les risques d’erreurs, comme l’oubli de certains messages ou des réponses inadaptées. Les équipes internes doivent jongler entre plusieurs tâches, ce qui nuit à leur productivité et les détourne de leur cœur de métier.

L’utilisation d’un logiciel de gestion d’emails peut atténuer ces difficultés. Mais sans une solution adaptée à la croissance des volumes, les entreprises continuent à faire face à des défis comme l’inefficacité des processus internes, la surcharge de travail et des coûts croissants. La sécurité des données, particulièrement en matière de RGPD, devient également un enjeu crucial lorsque les emails contiennent des informations sensibles.

C’est dans ce contexte que l’externalisation email s’impose comme une solution attractive.

Pourquoi externaliser la gestion des emails ?

L’externalisation de la gestion des emails présente de nombreux avantages aux entreprises :

• Gain en productivité : déléguez la gestion quotidienne de vos boîtes aux lettres à des professionnels et libérez du temps pour vos équipes. Elles pourront ainsi se concentrer sur des tâches stratégiques et à plus forte valeur ajoutée ;
• Réduction des coûts : évitez les coûts liés au recrutement, à la formation et aux outils informatiques. Optez pour une solution flexible et adaptée à vos besoins ;
• Amélioration de la qualité du service client de qualité : assurez un suivi personnalisé et rapide de chaque demande grâce à une équipe dédiée. Vos clients apprécieront cette réactivité et cette qualité de service ;
• Renforcement de la sécurité des données : bénéficiez d’une expertise pointue en matière de protection des données et soyez en conformité avec les réglementations en vigueur, comme le RGPD.

Comment choisir son prestataire pour externaliser la gestion des emails ?

Choisir le bon prestataire pour externaliser la gestion de ses emails est crucial pour garantir la qualité du service rendu et maximiser les avantages de l’outsourcing.

Plusieurs critères doivent être pris en compte lors de cette décision :

• Expertise dans le domaine : assurez-vous que le prestataire possède une expérience significative dans la gestion d’emails pour les entreprises, notamment en matière de sous-traitance email ;
• Références clients : vérifiez les retours d’autres entreprises ayant collaboré avec le prestataire pour évaluer la qualité de ses services ;
• Sécurité des données (RGPD) : le prestataire doit être en conformité avec les réglementations, notamment le RGPD, afin de garantir la protection des données sensibles ;
• Outils et technologies utilisés : privilégiez les prestataires qui utilisent des logiciels de gestion d’emails performants, des outils collaboratifs, et des solutions basées sur le cloud ;
• Tarification : comparez les offres tarifaires, en tenant compte du coût d’externalisation de la gestion des emails et des services inclus.

Quelles sont les étapes pour externaliser la gestion des emails ?

L’externalisation de la gestion des emails demande une préparation minutieuse pour garantir une transition fluide et un service optimisé. Voici les principales étapes à suivre pour réussir cette délégation.

Étape 1 : évaluer ses besoins

Avant de se lancer dans la sous-traitance des emails, il est crucial d’évaluer les besoins de votre entreprise. Quel est le volume moyen d’emails à traiter quotidiennement ? Quels types d’emails sont reçus (service client, support technique, demandes commerciales) ? Avez-vous besoin d’une réponse instantanée ou est-il possible de définir des délais de réponse ? Une évaluation précise vous aidera à déterminer quel type de prestataire de services choisir et à définir le niveau d’externalisation requis.

Étape 2 : choisir un prestataire

Après avoir évalué vos besoins, il est temps de sélectionner un prestataire pour externaliser la gestion des emails. Référez-vous aux critères mentionnés précédemment pour vous assurer de choisir un partenaire fiable et compétent. Assurez-vous également que le prestataire offre des garanties en matière de sécurité des données et respecte les normes RGPD. Enfin, vérifiez la compatibilité des outils collaboratifs et des logiciels de gestion d’emails utilisés avec votre infrastructure existante.

À noter que plusieurs types de prestataires en matière de gestion d’emails externalisée existent :

• Centres d’appels : spécialisés dans le traitement des communications, les centres d’appels peuvent gérer à la fois les emails et d’autres canaux de contact ;
• Agences spécialisées : ces prestataires sont dédiés à la gestion d’emails et à d’autres tâches administratives. Ils sont souvent bien équipés pour traiter des volumes importants tout en garantissant la qualité ;
• Plateformes en ligne : il existe également des solutions numériques automatisées via des plateformes qui offrent des services de traitement d’emails à la demande, souvent à des tarifs plus compétitifs.

Étape 3 : mettre en place la collaboration

Une fois le prestataire choisi, il est essentiel de bien définir les termes de la collaboration. Cela inclut l’élaboration d’un cahier des charges détaillé mentionnant les types d’emails à traiter, les délais de réponse attendus, les indicateurs de performance (KPI), et les protocoles de sécurité à respecter. Des outils collaboratifs devront être mis en place pour permettre une communication fluide entre votre équipe et le prestataire.

Étape 4 : suivre les performances

Le suivi des performances est une étape clé pour assurer la réussite de l’externalisation du traitement des emails. Il est important de mettre en place des outils de reporting pour surveiller les indicateurs tels que le taux de réponse, la qualité des interactions, et la satisfaction client. Une évaluation régulière permettra d’ajuster les processus si nécessaire et d’optimiser la collaboration. Le prestataire de services doit également être transparent sur les résultats obtenus afin d’améliorer continuellement la productivité et d’assurer une réduction des coûts.

Libérez votre boîte mail avec ProContact

Nous proposons des solutions sur mesure pour externaliser la gestion des emails. Que vous soyez une PME ou une grande entreprise, nous adaptons nos services à vos besoins spécifiques. Grâce à nos outils innovants et à notre équipe d’experts, vous gagnerez en productivité, améliorez votre relation client et réduirez vos coûts.

Si vous souhaitez en savoir plus sur nos services et découvrir comment nous pouvons vous aider à externaliser la gestion de vos emails, contactez-nous dès aujourd’hui via notre formulaire en ligne ou appelez-nous au (+33)1 84 76 24 03.