Les avantages à externaliser son service « Prise de rendez-vous »

Tâche particulièrement chronophage, la gestion des rendez-vous est pourtant indispensable pour le bon avancement de votre service marketing ! Ici, la capacité à convaincre, la rapidité, l’organisation, la concentration et une bonne gestion du temps sont les piliers, à tel point que le moindre grain de sable dans le mécanisme peut mettre votre organisation en péril. C’est là que l’externalisation présente des avantages à prendre sérieusement en considération.

Prise de rendez-vous : définition

La prise de rendez-vous est une véritable carte de visite, à travers laquelle l’entreprise crie une première impression chez le prospect. En effet, il s’agit de convaincre ce même prospect de rencontrer un vendeur dont la mission est de transformer l’essai en en un accord valable, essentiel à la croissance de l’entreprise.

Un pilier pour le développement de l’entreprise

Élément incontournable du développement commercial de l’entreprise, notamment les startups et les PME, la prise de rendez-vous peut rapidement représenter un obstacle à sa croissance. En effet, comment une entreprise peut-elle augmenter ses ventes, donc être rentable, sans communiquer directement avec ses prospects au préalable ?

Le rôle essentiel du démarcheur dans la prise de rendez-vous

L’objectif de la prise de rendez-vous est donc de transformer les prospects en acheteurs intéressés. Pour y parvenir, le démarcheur doit connaître son métier :

• Contacter des clients potentiels pour présenter l’entreprise et discuter de ses produits ou services : l’agent doit posséder une formation en marketing d’entreprise et bien connaitre son sujet, plus précisément ses produits et/ou services.
• Si la prise de rendez-vous est facilitée par l’utilisation de fiches de contact détaillé ou de listes de prospects le démarcheur doit également techniques et précis. Il doit posséder une bonne maîtrise des outils informatiques, être capable de tenir ses dossiers et respecter l’étiquette propre aux échanges téléphoniques.

Pourquoi externaliser la prise de rendez-vous ?

Le rôle original de l’équipe commercial est de se concentrer davantage sur la clôture des ventes, soutenu par les démarcheurs, qui de leur côté contactent les prospects afin de les convaincre. En confiant cette seconde tâche à votre équipe commerciale, cette dernière ne pourra pas, tout simplement, se concentrer efficacement sur son cœur de métier ! Les raisons d’externaliser votre service prise de rendez-vous ne s’arrêtent pas là ! Citons également :

Le gain de temps pour vos commerciaux, qui vont pouvoir se concentrer sur l’élaboration de stratégies destinées à maintenir le fonctionnement de votre entreprise.

Des économies de coût et de gestion : engager des démarcheurs représente un coût pour l’entreprise, sans parler du stress que cela peut engendrer. C’est pourquoi la solution la plus appropriée consiste à se tourner vers un prestataire d’externalisation spécialisé notamment dans la gestion de rendez-vous.

Des résultats visibles et rapidement : gérer la prise de rendez-vous en interne nécessite non seulement un processus de recrutement, mais surtout de trouver la ou les personnes capables de prendre en charge une telle tâche. Dans le cas contraire, vous risquez de mettre en péril vos objectifs de croissance sans parler du temps que cela peut prendre pour trouver la bonne marche à suivre. En confiant votre prise de rendez-vous à un prestataire d’externalisation, les résultats tomberont rapidement, en particulier lorsqu’il vous fournira régulièrement des rapports précis.

Quelle que soit la configuration de votre entreprise, il est toujours important de mettre noir sur blanc les paramètres à respecter en matière de prise de rendez-vous.

Externalisation de la prise de rendez-vous : 5 idées reçues à méditer

• De nombreuses entreprises pensent que l’externalisation de leur prise rendez-vous obstruera le gain de prospects sur leur marché démographique ou qu’elle empêchera leur conversion en clients engagés : un prestataire d’externalisation proposant un tel service possède tout le système nécessaire à l’engagement des prospects, à nourrir la conversation et susciter de l’intérêt pendant l’appel.

• De nombreuses entreprises ont peur que les rendez-vous ne se convertissent jamais si elles confient ce service à une entreprise tierce. Or, en choisissant méticuleusement son prestataire, en discutant du processus de qualification des prospects, par exemple, les critères BANT (Budget, Authority, Needs and Timeline) et de l’ensemble des directives à respecter le taux de conversion moyen peut atteindre les 60 % !

• Si la conversion d’un rendez-vous peut sembler simple, en réalité, le processus peut prendre plusieurs engagements et un script millimétré. Économisez du temps et vos ressources en choisissant une entreprise qui a pour seul objectif d’engager des prospects et de les qualifier pour votre entreprise.

• Pour de nombreuses entreprises, c’est aux commerciaux que revient la responsabilité de la prise des rendez-vous. Toutefois, ce poste est chronophage, impactant ainsi la qualité du travail initial. En externalisant la prise de rendez-vous, cela libère du temps, mais surtout, ils peuvent se concentrer sur les prospects engagés par les agents de votre prestataire.

• Il est facile et rapide pour une entreprise de constituer une équipe de vente interne. Or, dans la réalité, une telle opération peut s’avérer exhaustive, longue et coûteuse. Elle demande l’acquisition d’un équipement supplémentaire, l’embauche de ressources qualifiées qu’il faudra former, l’embauche de responsables et superviseurs. Ajoutons à cela, les départs et l’arrivée de nouvelles ressources qu’il faudra également former.

En externalisant votre service de prise de rendez-vous, vous économiserez du temps et de l’argent sur la création et la formation d’une équipe de vente interne. Vous économiserez également sur les coûts d’exploitation de l’équipe et sa formation, qui doit être continue afin d’atteindre les objectifs, et dans le meilleur des cas, de les dépasser. Choisissez un prestataire spécialisé, qui a fait ses preuves auprès de nombreux clients satisfaits et présentez un visage positif à vos futurs clients, un visage synonyme de partenariat fructueux.