Externalisation : les 5 conseils de Forbes pour obtenir des résultats

L’externalisation permet à l’entreprise de réduire ses coûts de fonctionnement, de libérer des ressources internes afin d’optimiser leur utilisation tout en atténuant les risques. Néanmoins, de nombreuses entreprises craignent qu’en optant pour cette stratégie, elles se retrouvent à devoir travailler doublement, afin de reprendre les manquements de leur prestataire.

Or, dans son article « Five Tips To Set Up Effective Delivery With An Offshore Outsourcing Company », Forbes revient sur les bonnes pratiques à mettre en œuvre par l’entreprise cliente afin d’exploiter efficacement les capacités de son prestataire en externalisation. Certes, l’article concerne l’externalisation informatique, mais, au final, sa réflexion est tout à fait applicable aux autres processus outsourcés.

L’externalisation, un marché qui vaut plusieurs milliards de dollars

Dans son article, Forbes rappelle que « face à la nécessité croissante de raccourcir les délais de livraison des logiciels et de rester rentables, les organisations délèguent certaines de leurs opérations commerciales à des fournisseurs tiers. » Les chiffres le prouvent, rappelle le magazine économique américain « Selon Grand View Research, le volume du marché mondial de l’externalisation des processus métier a été estimé à plus de 230 milliards de dollars en 2020 et ne fera que croître à l’avenir. ».

Les réponses de Forbes aux préoccupations des entreprises

Forbes est conscient que certaines entreprises « rencontrent des difficultés lorsqu’elles engagent des partenaires externes ». Néanmoins, il explique qu’il existe de bonnes pratiques qui permettent d’« établir une collaboration productive et minimiser les risques commerciaux » et de plusieurs manières.

Les inquiétudes les plus courantes des entreprises en matière d’externalisation

Selon Forbes, « contrairement aux équipes onshore ou nearshore, l’externalisation offshore consiste à partager une partie ou la totalité des processus (répétitifs) avec une entreprise distante. De cette façon, les entreprises réduisent leurs dépenses opérationnelles, ont accès à une expertise unique liée à leur secteur d’activité et augmentent rapidement leurs ressources. »

Certaines entreprises peinent à prendre une décision, pour plusieurs raisons, comme le rappelle si bien Forbes :

Un contrôle moindre sur les opérations : l’incapacité à résoudre les problèmes qui se posent ou à gérer les processus ici et maintenant peut avoir un impact négatif sur la qualité des livraisons et entraîner le non-respect des délais.

Les risques liés à la sécurité : la protection des données sensibles des clients contre l’exposition ou la diminution de la probabilité de violation de la propriété intellectuelle sont certainement des préoccupations de la plus haute importance.

Les variations de fuseau horaire : l’introduction de changements rapides dans les logiciels peut devenir un défi, car elle exige que l’équipe de développement offshore soit en ligne. Le manque de communication peut affecter la livraison de tâches soumises à des délais.

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Les variations culturelles : chaque culture a une façon de faire les choses dont il faut être conscient. Par exemple, il existe de multiples normes concernant les horaires de travail ou l’espace personnel qui peuvent avoir un impact sur la rapidité et la manière de relever les défis d’un projet ou de prendre des décisions.

Les 5 bonnes pratiques à mettre en œuvre pour réussir son externalisation

L’externalisation concerne plusieurs millions d’entreprises à travers le monde, qui ont choisi cette solution pour gagner en efficacité. Pour y parvenir, voici les conseils de Forbes :

Choisissez judicieusement votre prestataire

Trouver le bon prestataire demande un peu de préparation. En connaissant exactement vos exigences, l’expérience du prestataire, la pertinence de sa culture d’entreprise, de son portefeuille et son expertise sectorielle vous trouverez en réalité un partenaire.

Quitte à faire plusieurs essais auprès de différents prestataires, l’idée est de trouver un partenaire capable de répondre à vos besoins à long terme. Le spécialiste de l’externalisation doit pouvoir effectuer plusieurs tâches dans un court laps de temps (quelques semaines) pour démontrer ses compétences.

Instaurez un climat de confiance

Pour avoir confiance en l’avenir, assurez-vous que votre prestataire respecte les normes juridiques, de propriété intellectuelle et réglementaires en vigueur votre pays. Bien entendu, mettez en place un accord de non-divulgation (NDA) pour protéger vos idées avant de révéler toute information confidentielle sur votre projet, vos clients, etc.

Assurez une grande transparence

Des opérations claires et transparentes en plus d’une communication fluide et ouverte entre toutes les parties permettent de concrétiser chaque étape importante, d’améliorer la productivité de l’équipe et d’atteindre les objectifs commerciaux fixés. Ainsi, en partageant le système d’indicateurs clés de performance avec un partenaire d’externalisation, l’entreprise obtient une visibilité en temps réel sur les opérations et peut suivre les progrès.

Établissez une communication efficace

Lors de la mise en place d’une externalisation, il est essentiel de convenir du format, des canaux de communication et du calendrier pour gérer efficacement les différents fuseaux horaires et les jours fériés nationaux.

Accordez une attention particulière à la gestion

Dans la mesure du possible, engagez un responsable local qui va déléguer les tâches en douceur, superviser les activités de développement ou d’essai, rendre compte de l’avancement ou des problèmes rencontrés et motiver l’équipe. Il fera également office de point de liaison entre l’entreprise et les talents délocalisés.

Attention, il ne s’agit pas de faire du micro-management, susceptible d’être considéré comme de la méfiance par le prestataire d’externalisation, ce qui n’est pas le but recherché !

Contactez-nous !

L’externalisation peut être un projet intimidant, mais confié à un prestataire fiable et reconnu pour la qualité de ses services, votre entreprise gagnera un partenaire sur laquelle elle peut compter pour se développer et perdurer dans un contexte concurrentiel fort.

ProContact est plus qu’un centre de contact. Grâce à des agents formés, qualifiés, triés sur le volet, multilingues nous permettons aux entreprises qui nous choisissent de gagner en flexibilité, de réduire leurs coûts d’exploitation, important actuellement, en pleine récession économique. Pour en savoir plus sur nos prestations, pour un partenariat de qualité, cliquez sur notre formulaire de contact, envoyez-nous un e-mail ou alors appelez-nous au (+33) 1 77 75 04 50.