Externalisation de votre service RH : 6 très bonnes raisons de vous lancer !

L’externalisation est un processus à ne pas prendre à la légère, car si la réduction des coûts est un élément essentiel, les décisionnaires doivent garder en tête que plusieurs facteurs pèsent également dans la balance. Décision stratégique, elle doit servir vos objectifs de compétitivité, de recentrage autour de votre cœur de métier, des tâches à haute valeur ajoutée.

Vous avez pour projet d’externaliser l’activité RH de votre entreprise, mais quelques doutes subsistent quant à la pertinence d’un tel choix. Voici donc 6 bonnes raisons d’aller de l’avant et de compter sur l’outsourcing pour aider votre compagnie à évoluer, d’être plus efficace, fidéliser vos collaborateurs, donner un coup de boost à vos cadres.

Les bénéfices de l’externalisation du service RH

Bien préparée, l’externalisation du service RH d’une entreprise comporte de nombreux avantages :

• La capitalisation sur l’expertise d’acteurs RH professionnels,
• L’équilibrage des compétences et du manque de ressources internes,
• L’accès à des indicateurs de performance et à des outils qui vont permettre de piloter la politique et la stratégie de vos RH,
• La limitation des risques juridiques et sociaux,
• La rationalisation des coûts, les coûts salariaux étant inclus dans le tarif du prestataire. Ils sont ainsi budgétés, évitant les coûts cachés et autres mauvaises surprises,
• La maîtrise de la masse salariale,
• Une meilleure exploitation des activités RH à forte valeur ajoutée (politique de rémunération, stratégie de recrutement, politique de formation et de développement des compétences, proximité avec les salariés, fluidité du dialogue social, etc.),
• La sécurisation des fondamentaux du service,
• La sécurisation des basiques administratifs,
• La souplesse durant les pics d’activité ou lors des besoins ponctuels, sans désorganiser le département concerné

Les postes RH les plus couramment externalisés

Tous les postes qui composent un service des ressources humaines ne sont pas taillés pour l’externalisation. Parmi ceux qui sont généralement confiés à une entreprise tierce, on compte :

• Le service paie – pour des raisons de commodité, de confidentialité, etc. Selon plusieurs études, environ 40 % des grands groupes français auraient choisi l’externalisation de ce poste.
• Le recrutement, national et international,
• La formation,
• Le service juridique et social,
• La gestion des carrières, des compétences, des talents

6 bonnes raisons d’externaliser votre service RH

• Gardez le contrôle ! Externaliser son service RH signifie confier un département à l’origine interne à une société tierce. Ceci fait, les salariés vont être pris en main par des personnes qui ne font pas partie de l’entreprise. Cependant, l’externalisation du service RH va permettre à votre entreprise de se concentrer sur son cœur de métier, sur des éléments à forte valeur ajoutée, de concentrer ses ressources sur des fonctions tactiques. De plus, la société à laquelle vous allez confier votre service RH est composée de spécialistes, à une entreprise qui sait s’adapter. Résultat : vous gagnerez en confidentialité et l’équipe RH restante sera mieux formée à son métier.

• Augmentez la maîtrise des connaissances et des compétences au sein de votre entreprise. En réalité, l’externalisation est une occasion supplémentaire pour l’entreprise de gagner des connaissances. En effet, en confiant votre service RH à une société extérieure, vous profiterez de consultants opérationnels sans délai, aux compétences pointues, expérimentés dans leur domaine d’activité et toujours disponibles. Votre organisation bénéficiera de son suivi rigoureux des bonnes pratiques légales en cours. Enfin, votre prestataire saura vous conseiller en fonction de vos besoins. Tous ces éléments mis ensemble, vos salariés auront la possibilité de se concentrer sur les tâches essentielles, à grande valeur ajoutée.

• Préservez la qualité de votre service RH auprès des salariés en délimitant clairement vos besoins dans un premier temps. Ensuite, vous serez à même de les exprimer auprès de votre prestataire, ce qui évitera de faire face à erreurs, à des problèmes de veille réglementaire, qui, constantes, peuvent être particulièrement coûteux en temps, etc. De plus, en permettant au prestataire de s’acclimater à la culture propre à votre entreprise, il pourra délivrer un service qualitatif, axé sur la satisfaction de ses clients principaux : ici, vos salariés !

• Gardez votre indépendance par rapport à votre prestataire et continuez à faire évoluer votre entreprise. Qu’il s’agisse de changer de solution de traitement de la paye, d’ouvrir votre entreprise à des horizons internationaux, l’externalisation de votre service RH est une occasion supplémentaire de compartimenter vos besoins dès la mise en place du projet. De plus, cela permettra de créer une collaboration pérenne, adaptable et en toute confiance, grâce notamment un SLA défini et sans ambiguïté.

• Faites des bénéfices en externalisant votre service RH. En effet, il a été démontré qu’en planifiant l’externalisation de ce service, une entreprise est à même de faire près de 20 % sur ses dépenses internes. L’outsourcing donne ainsi la possibilité d’adapter les coûts de l’entreprise en fonction de ses besoins immédiats, de supporter des charges variables tout en continuant à évoluer.

• Renforcez la confiance de vos collaborateurs. L’externalisation peut être un processus mal vécu en interne, d’autant plus s’il s’agit du service RH. Toutefois, elle peut également être une occasion de redéfinir la communication, l’association entre la direction et les salariés. C’est ce que permettent les prestataires à taille humaine, dont le fonctionnement repose sur la proximité, des interlocuteurs formés, réactifs, joignables, capables de s’adapter.

Planification et choix du bon prestataire : voici les deux socles sur lesquels repose l’externalisation réussie d’un service RH ou de tout autre service d’ailleurs. La mise à plat des besoins de votre entreprise, une communication claire et transparente entre vous et les prestataires potentiels, l’implication de vos salariés dès la première heure, une évaluation des différentes solutions qui s’offrent à vous, l’association entre une équipe extérieure à celle interne, qualité du service offert, formation des interlocuteurs, voici quelques-uns des éléments à prendre en considération pour une externalisation réussie, durable. Cela permettra à votre entreprise de garder ses ressources et ses connaissances essentielles tout en évoluant, tout en étant capable de renforcer son savoir-faire, tout en bénéficiant des connaissances d’une entreprise tierce !