Entreprise, confiez votre service gestion de la formation à l’externalisation !

Activité propre aux RH, la gestion de la formation de votre entreprise peut être prise en charge par un prestataire d’externalisation. Pourquoi ? Vous bénéficierez d’une expertise solide, gagnerez du temps et vous pourrez ainsi vous concentrer sur votre cœur de métier. S’ajoutent à cela un contexte soumis à des changements en matière de formation professionnelle, une instabilité juridique, des simplifications. Ajoutons à cela des enjeux et des méthodes de formation qui ont évolué.

Faire monter ses employés en compétence, un défi constant

Aujourd’hui, outre les nombreux défis auxquelles les entreprises doivent faire face, il y en a un, qu’il est vital de relever : pourvoir à leurs employés des connaissances, compétences et de toutes les capacités nécessaires pour participer à l’évolution de leur entreprise. Pour cela, il est donc essentiel d’avoir un service de gestion de la formation qui soit proactive, toujours prête à délivrer des compétences et connaissances de manière claire et efficace.

Externalisation : définition

Revenons avant toute chose sur l’externalisation. Cette solution permet aux entreprises de confier un ou plusieurs services à un prestataire externe. Ce dernier s’engage à prendre en charge des tâches qui vont soutenir l’entreprise cliente dans son développement et son positionnement sur le marché. Peu importe le service externalisé, voici ce qu’il faut retenir sur l’outsourcing :

• Il faut faire la différence entre l’externalisation, qui est un service, et la sous-traitance, qui s’adresse à l’industrie et qui induit la prise en charge de la fabrication d’un produit pour une entreprise clients.
• L’externalisation est une mission de longue durée, l’entreprise a tout intérêt à trouver un prestataire qui deviendra son partenaire, afin que cette collaboration se déroule sous le signe de la durabilité.
• L’externalisation permet d’améliorer la performance de l’entreprise cette dernière devenant capable de se concentrer sur son cœur de métier.

L’externalisation de son service gestion de formation

Pour une externalisation sereine et collaborative, il est essentiel de bien définir en amont toutes les tâches qui vont être prises en charge par le prestataire. Tout dépendra de vos besoins, de vos objectifs et en ce qui concerne l’outsourcing du service gestion de formation de votre entreprise, on prend généralement en compte les éléments suivants :

• L’aspect formation : qui prendra en charge les différentes étapes du déploiement du plan de formation pour les salariés ? Depuis la partie logistique s’il y a lieu à la demande de formation en passant par l’organisation des sessions.
• L’aspect administratif : gestion de la relation avec organismes et financeurs, demandes de prise en charge auprès des Opca/Opco, achats, enregistrement des pièces, respect des obligations légales, reporting, dans certains cas, gestion des factures.
• L’aspect conception de la politique de formation (uniquement dans certains cas), si le prestataire propose une telle option.

Une externalisation réussie passe par un prestataire qui connaît son métier sur le bout des doigts !

L’externalisation est donc un outil, une solution qui permet à l’entreprise d’évoluer, de se développer et d’assoir sa position sur un marché concurrentiel et mondialisé. Il est donc essentiel de bien choisir son prestataire, non pas sur la quantité de tâches qu’il est prêt à accomplir, mais sur son savoir-faire sa connaissance pratique de la formation professionnelle, sa capacité à rester à jour quant aux meilleures pratiques et tendances.

L’externalisation pour bénéficier d’un cadre légal changeant

Afin que le système de la formation soit plus fluide, compréhensible, mais également efficace, les autorités ont choisi de le simplifier. Quelques exemples :

• La monétisation du CPF,
• La nouvelle gouvernance du système de formation,
• La contribution unique de la formation,
• Le plan de développement des compétences,
• L’évolution du CEP,
• Le projet de transition professionnelle,
• Le nouveau dispositif « Pro-A »,
• L’entretien professionnel enrichi,
• De nouvelles exigences de qualité,
• La suppression de la déclaration 2486 par la réforme de 2014,

Ces modifications ne concernent cependant pas l’aspect organisationnel et conceptuel des formations (reporting, présence, budget, facturation, etc.)

L’externalisation pour continuer à se développer dans un contexte en constante mutation

Devant les métiers et les compétences qui évoluent et sans temps mort, les entreprises ont tout intérêt à faire preuve de réactivité, ceci afin de continuer à se développer tout en accompagnant leurs collaborateurs. Ajoutons à cela l’avènement des nouvelles technologies, qui requièrent des financements et des ressources humaines…formées.

C’est là que l’externalisation peut devenir un atout incontournable, le prestataire ayant pour devoir, si l’on peut dire, d’être à la page quant aux outils, aux évolutions juridiques, pédagogiques (virtual classes, e-learning, etc.). De plus, les fournisseurs utilisent des processus standard et efficaces pour intégrer et qualifier les instructeurs et appliquent des technologies spécialisées pour suivre et gérer la préparation, la disponibilité et les performances des instructeurs. Ils exploitent également les données pour améliorer la prévision de la demande et gérer la participation à la formation. Pour assurer une prestation réussie, les prestataires de services d’apprentissage gérés garantissent souvent les performances en établissant des paramètres de niveau de service, y compris des sanctions et des incitations.

L’humain sera toujours indispensable !

Oui, nous vivons une ère technologique, toutefois, le e-learning, MOOC, etc. ne remplaceront jamais le formateur en chair et en os, professionnel, lui-même constamment formé pour délivrer un enseignement de qualité. Dans le cadre de l’externalisation de votre gestion de la formation, votre entreprise pourra répondre en temps et en heure aux défis qui se présentent continuellement à elle. Avec des collaborateurs formés par des personnes qualifiées, votre entreprise n’aura plus à investir du temps afin de s’adapter aux changements juridiques, économiques ou encore technologiques qui accompagnent l’univers de la formation professionnelle.

Pourquoi les entreprises choisissent-elles d’externaliser la gestion des ressources de formation ?

L’externalisation est une approche stratégique qui impacte aussi bien le recrutement, la qualification, la planification et la gestion des performances du personnel de formation. Les prestataires de services ont souvent un meilleur accès à un pool mondial de formateurs professionnels. Ainsi, ils peuvent mettre rapidement à disposition des compétences et des expériences pour une prestation qui va droit au but !