Chaque entreprise, petite ou grande, a pour obligation de tenir une comptabilité à jour, conformes aux règles et obligations comptables en vigueur. Cela lui est essentiel afin qu’elle puisse présenter des traces fiables des différents flux commerciaux, matériels ou juridiques opérés en cas de contrôle. Ces informations sont nécessaires pour avoir une idée de la situation financière d’une société. De même, les indicateurs de comptabilités guident les dirigeants dans leurs décisions. Le poste de comptable dans une société est complexe. Il demande beaucoup de minutie et de connaissance dans le domaine.

L’externalisation de la comptabilité consiste à confier une partie ou la totalité de sa comptabilité d’entreprise à un prestataire externe. Pourquoi externaliser la gestion de sa comptabilité ? Quels sont les services concernés ? Quels sont les avantages de cette démarche ?

Externaliser la gestion de la comptabilité : pourquoi et comment le faire ?

Pour une entreprise, la gestion de la comptabilité est un poste très important, à ne pas prendre à la légère. Externaliser cette fonction peut être intéressant pour une société pour diverses raisons. En général, les entreprises ont tendance à y avoir recours lorsque leurs obligations comptables deviennent trop importantes et qu’elles souhaitent se décharger d’une tâche qui peut être trop lourde à assumer. D’autres externalisent leur comptabilité, car elles n’ont pas les compétences ou assez de ressources en interne pour gérer cela. Enfin, pour une société, l’externalisation de la gestion de la comptabilité est un moyen de s’assurer d’un travail bien fait.
L’externalisation de la gestion de la comptabilité peut se faire sous plusieurs formes et toucher plusieurs services tels que :

• La saisie comptable (comptabilisation des ventes, comptabilisation des frais généraux, comptabilisation des achats, comptabilisation de la gestion de la paie, comptabilisation de la trésorerie…)
• La comptabilisation fiscale (TVA, la taxe professionnelle…)
• L’assistance juridique
• La gestion des immobilisations
• Les travaux d’inventaire
• Le lettrage des comptes
• L’établissement des comptes annuels et de la liasse fiscale

Il existe donc une multitude de services issus de la gestion de la comptabilité qu’une entreprise peut externaliser. Avant d’y avoir recours, cette dernière va devoir déterminer au mieux ses besoins. Pour cela, il faut qu’elle évalue le volume de pièces à traiter, les délais à respecter, les tableaux de bord dont elle a besoin, les déclarations obligatoires, etc. Après cette étape, l’entreprise va signer un contrat qu’on appelle « une lettre de mission » avec un prestataire externe. Entre autres, ce document mettra en évidence les conditions de la réalisation de la mission, la répartition des tâches entre l’entreprise et le prestataire externe, le coût du travail.

Les avantages de l’externalisation de la gestion de la comptabilité

La sécurité

Lorsqu’une entreprise confie une partie ou la totalité de la gestion de sa comptabilité à un prestataire externe, elle s’assure une sécurité. Le travail va être réalisé par des experts ayant des compétences pointues dans le domaine avec une large expérience des problématiques d’entreprises. Ces derniers sont considérés comme les garants d’une bonne gestion comptable. Leur expertise va donc permettre à une entreprise d’avoir une vision globale de l’activité en temps réel, de bénéficier d’informations à jour, de s’assurer d’une tenue précise des comptes et minimiser le risque d’erreurs dans les calculs. De même, les déclarations seront réalisées dans les meilleurs délais, ce qui permettra à la société d’éviter les éventuelles sanctions liées au retard. La sécurité de l’externalisation de la comptabilité concerne aussi les données de l’entreprise. En effet, celles-ci seront très bien protégées entre les mains d’un prestataire externe : ils sont formés à un sens de l’éthique et sont engagés à respecter les données confidentielles de leurs clients.

Un gain de temps et une flexibilité accrue

Lorsqu’une entreprise gère elle-même sa comptabilité, cela peut être très chronophage, surtout lorsqu’elle ne dispose pas de toutes les connaissances nécessaires. De plus, cette tâche prend une place considérable dans un agenda. C’est bien pour cela qu’externaliser sa comptabilité a des avantages ! Ce mode de fonctionnement permet à une société de se dégager du temps et de l’énergie qui peuvent être investis dans d’autres fonctions du métier ou de penser à développer des aspects stratégiques. Plus globalement, l’externalisation donnera l’opportunité à une entreprise d’atteindre plus aisément ses objectifs et d’innover. Cela lui apportera aussi plus de flexibilité : dans le cas où un des dirigeants aurait un arrêt maladie ou d’un départ, le suivi des comptes de l’entreprise reste assuré !

Faire des économies

Avec la question de l’internalisation ou de l’externalisation de la comptabilité, se pose souvent celle du coût que cela peut représenter pour l’entreprise. Il est important de garder en tête que parfois, le coût d’un effectif dédié n’est pas justifié, notamment en y ajoutant celui du matériel, de la charge salariale, des licences de logiciels ou des éventuelles formations. Ainsi, externaliser la gestion de la comptabilité est un bon moyen pour une entreprise de faire des économies, car cela lui évite de mobiliser en interne un individu pour chacun des domaines et d’avoir un seul et même expert qui s’occupe de tout. On estime que plusieurs centaines d’euros peuvent être conservées et que les économies peuvent atteindre jusqu’à un quart des dépenses initiales.

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