Lorsque l’externalisation facilite la prise de décision !

C’est sans nul doute le meilleur moment pour externaliser vos besoins ! Que vous soyez une petite ou une grande entreprise, cette stratégie est suffisamment solide, fiable et efficace pour faciliter la prise de décision. Voici une liste des meilleures pratiques à adopter pour éviter les erreurs en matière d’externalisation en vue d’améliorer la prise de décision au sein de votre entreprise.

Externaliser efficacement les activités qui le nécessitent

On n’externalise pas n’importe quel service ! En vue de gagner en efficacité, en temps, en argent, l’entreprise doit savoir quelle activité externaliser tout en conservant son avantage concurrentiel. Chez ProContact, nous prenons en main un large éventail de tâches chronophages, mais essentielles au bon fonctionnement de votre entreprise tous les jours :

• Accueil téléphonique
• Télé secrétariat
• Sondages, enquêtes, études de satisfaction
• Télémarketing et téléprospection (prise de rendez-vous, prospection…)
• Qualification de fichiers
• Gestion et enrichissement des bases de données
• Fidélisation des clients
• Assistance technique (hotline, webhelp, support technique)
• Service après-vente (SAV), service client
• Prospection B2B / B2C ;
• Télésecrétariat ;
• Relation client ;
• Outil GRC et logiciel CRM ;
• Enquêtes de satisfaction ;
• Ressources humaines ;
• Digital.

Préparez votre budget d’externalisation

L’externalisation est un investissement avec la promesse d’un retour inédit. Pour obtenir les résultats escomptés, pour ne pas dépenser plus que ce qu’elle gagne, l’entreprise et son prestataire doivent jouer la carte de la transparence. Ceci en ce qui concerne les attentes et les moyens de l’un et les tarifs de l’autre.

Prendre le temps de choisir le prestataire

Cela demande du temps de sélectionner un bon prestataire d’externalisation, aussi, malgré les très nombreuses offres qui surviennent durant la période de prospection : prenez suffisamment de recul ! Analysez et mesurez la qualité, les prix, l’esprit d’innovation, la réputation, l’expérience, la localisation, la flexibilité, les lois fiscales, les barrières linguistiques ou culturelles.

Tenir compte des avis des clients passés et présents

Aujourd’hui, on lit les avis, y compris lorsqu’il s’agit de choisir un prestataire d’externalisation. Prenez, là encore, le temps de lire les commentaires déposés par les anciens clients et ceux en cours de contrat. L’idée est de sélectionner un « bon prestataire », aussi, il se peut que ce dernier soit plus cher, mais s’il récolte les avis positifs, ne serait-il pas le bon ?

Des entretiens en profondeur

Les entretiens permettent de faire connaissance avec le prestataire, aussi, il est essentiel de prendre son temps, afin de poser toutes les questions nécessaires et de recevoir des réponses travaillées, chiffrées, argumentées, etc.

Posez des questions basées sur ses expériences antérieures, proposez une mise en situation, intéressez-vous aux actions mises en œuvre par le passé. Soyez attentif aux signaux d’alerte tels qu’une attitude négative, le non-respect des règles et des délais, ou l’aversion pour les retours.

Écarter les tarifs les plus bas

Certes, l’externalisation permet de faire des économies, mais pas à n’importe quel prix ! Il n’est pas nécessaire d’engager le prestataire le plus cher, mais il faut garder qu’un tarif repose sur la formation, l’expérience et la qualité mises à disposition. En choisissant un prestataire aux tarifs particulièrement bas, les risques de tomber sur une prestation médiocre sont nombreux.

Maintenir le contrôle

Il est essentiel de garder le contact avec le prestataire d’externalisation et la meilleure façon d’y parvenir consiste à recruter ou nommer une personne spécialement dédiée à cette tâche. Cette personne doit posséder des compétences en gestion, mais également comprendre la vision de l’entreprise et être capable de surveiller l’activité externalisée pour s’assurer qu’elle est conforme.

Des objectifs clairement établis

Certes l’externalisation rime avec intervention tierce, mais il est vital de garder les lignes de communication ouvertes, notamment en ce qui concerne les objectifs et les attentes de l’entreprise. Pour une externalisation réussie, la communication doit être claire dans un cadre où chacun connaît son rôle. Sens des détails, précision, paramètres à respecter, attentes en matière de qualité, portée et délais du projet : le prestataire doit avoir une image solide !

Des documents écrits

Dans le cadre de l’externalisation et contrairement au cadre interne, les interactions différentes entre l’entreprise cliente et son prestataire. Cela peut rendre la communication moins claire, y compris malgré l’existence du téléphone, des visio-conférences, etc. La communication écrite, laisse une trace claire. Elle permet à chacun de se souvenir de ce qui a été communiqué !

La transparence

L’externalisation est une relation de confiance, chaque partie étant séparée par une certaine distance physique. Pour consolider la relation, le partenariat, la transparence est sans nul doute la meilleure stratégie à appliquer. Elle s’obtient grâce à l’organisation de réunions périodiques et régulières, durant lesquelles chaque élément clé peut être discuté à bâton rompu. Ces réunions permettent également d’éviter les retards, les contretemps ou les malentendus, les deux parties sachant quoi faire, quand, comment, etc.

Contactez-nous !

L’externalisation est notre métier ! Chez ProContact, nous vous accompagnons étroitement dans l’inclusion de cette solution dans votre stratégie commerciale. Nous vous proposons sans tarder une adaptation inédite de votre façon de travailler grâce à l’arrivée de ressources situées ailleurs, sans perdre en temps, en argent et en qualité.

ProContact est plus qu’un centre de contact. Grâce à des agents formés, qualifiés, triés sur le volet, multilingues, nous permettons aux entreprises qui nous choisissent de gagner en crédibilité et surtout de satisfaire leurs clients quelle que soit la situation et en toute transparence :

• Accueil téléphonique
• Télé secrétariat
• Sondages, enquêtes, études de satisfaction
• Télémarketing et téléprospection (prise de rendez-vous, prospection…)
• Qualification de fichiers
• Gestion et enrichissement des bases de données
• Fidélisation des clients
• Assistance technique (hotline, webhelp, support technique)
• Service après-vente (SAV), service client
• Prospection B2B / B2C ;
• Télésecrétariat ;
• Relation client ;
• Outil GRC et logiciel CRM ;
• Enquêtes de satisfaction ;
• Ressources humaines ;
• Digital.

L’externalisation est devenue une stratégie commerciale tangible et concrète pour le développement de l’entreprise. Pour en savoir plus sur nos prestations, pour un partenariat de qualité, cliquez sur notre formulaire de contact, envoyez-nous un e-mail ou alors appelez-nous au (+33) 1 77 75 04 50.