Si votre entreprise possède un service de prise de commandes par téléphone, il s’agit sans aucun doute de l’un des piliers de son maintien et de son développement. Ce service est, dans de nombreux cas, le premier contact pour un client potentiel avec votre marque. Par conséquent, il est essentiel de rationaliser le processus pour garantir une satisfaction maximale à chaque client potentiel. L’externalisation est la solution pour un déroulement fluide, pour fidéliser les clients, les encourager à revenir vers vous.

ProContact est aujourd’hui l’un des leaders en matière de centre de contact dans la zone. Notre centre d’appel est reconnu pour son efficacité et vous propose de prendre en main votre service de prise de commande.

État des lieux de votre service de traitement des commandes : les bonnes questions

Au démarrage de votre entreprise, le traitement des commandes se résumait à quelques e-mails, confirmations de livraison, quelques colis. Au fil de votre développement, les accumulations finissent par siphonner le temps et l’énergie de vos équipes. Il devient urgent de mettre en place une procédure fiable, afin de satisfaire chaque client sans exception tout en soignant l’image de votre entreprise par la même occasion.

L’externalisation de votre service prise de commande permettra à vos ressources humaines de se concentrer pleinement sur l’amélioration de la qualité de leurs services et produits de base. Elle garantit à votre entreprise d’atteindre ses objectifs plus rapidement qu’une prise en charge purement interne.

Le centre d’appel de ProContact est à même de vous fournir une procédure fiable et en accord avec vos besoins.

Les avantages majeurs à externaliser votre service de prise de commande

Une amélioration de vos résultats

Une entreprise capable de traiter rapidement les commandes va pouvoir également libérer du temps et de l’énergie afin de se concentrer sur son évolution et surtout sur l’innovation. Ces deux points mènent à un seul et même résultat : une amélioration significative des résultats.

Des économies

En effet, la mise en place d’un processus de prise de commande requiert un investissement financier qui peut être conséquent. Citons, par exemple, l’embauche d’un agent de recrutement, la formation des collaborateurs, les charges sociales, les salaires, etc. S’ajoutent à cela les coûts associés à l’infrastructure, au matériel et aux logiciels. L’externalisation est la réponse la plus sensée et économique pour votre entreprise, qu’elle soit en démarrage ou déjà bien installée face à la concurrence.

Des commandes sans erreur

Lorsqu’un client passe une commande, il se doit de fournir des informations indispensables au bon traitement de ladite commande, du moins, si en face, il est reçu par une personne capable de mener à bien une telle tâche. Toute inexactitude dans la saisie de ces informations, aussi minime soit-elle, peut entrainer un dérèglement du processus habituel. L’impact peut endommager l’image de l’entreprise.

Chez ProContact, nos agents sont formés aux techniques de conversation, garantissant ainsi une écoute et une capacité de saisie sans erreur dans notre logiciel CRM.

Une prise de commande rapide et fluide

Certaines périodes de l’année sont synonymes d’augmentation du volume des commandes. En conséquence, votre entreprise est obligée de trouver des ressources supplémentaires capables de traiter les commandes rapidement et en toute transparence pour vos clients.

L’externalisation permet un traitement plus rapide, dans un cadre flexible, en accord avec vos besoins réels. Les agents de notre centre de contact sont formés pour s’adapter rapidement, un détail essentiel pour l’image de votre entreprise.

Un climat de confiance

En offrant une prise de commande rapide et efficace à vos clients, vous susciterez chez ces derniers une impression solide de confiance. Ils comprendront qu’ils peuvent compter sur votre entreprise pour répondre en temps et en heure à leurs besoins et envies, le tout dans une atmosphère professionnelle.

Une organisation plus agile

Aujourd’hui, les petites entreprises doivent faire preuve d’efficacité et de pertinence dans leur organisation. Cela signifie qu’elles doivent être capables de supprimer toutes les tâches, tous les postes et toutes les infrastructures superflues.

L’externalisation de votre service de prise de commande signifie un gain d’agilité, surtout financière. Votre entreprise n’aura plus à se soucier du paiement des arrêts maladie, des congés, du matériel, de la formation, ces éléments étant pris en charge par le prestataire.

Une disponibilité toute l’année

Difficile à certaines périodes de l’année d’avoir une équipe complète pour prendre les commandes de l’entreprise. L’externalisation est la garantie pour votre enseigne d’être toujours disponible envers ses clients. Nos agents sont présents pour une présence 24h / 24 et 7j / 7, en fonction de vos besoins.

Pas de barrière linguistique !

ProContact vous propose une prestation multilingue, agrandissant ainsi le champ d’action de votre entreprise. Si en interne vos collaborateurs parlent uniquement le français, nos agents peuvent quant à eux prendre vos commandes en anglais, notamment.

Une satisfaction client permanente

Lorsqu’un client appelle votre entreprise pour passer commande, il s’attend à un échange clair, rapide et efficace. Toute mauvaise communication peut provoquer un sentiment de déception chez l’appelant. Par conséquent, il risque de ne plus vouloir se tourner vers votre enseigne pour une prochaine commande. L’externalisation permet d’outrepasser ces craintes, les agents étant spécialement formés pour un dialogue de qualité professionnelle et surtout une prise de commande sans erreur.

Lorsqu’il est temps d’externaliser son service de prise de commande

Si vous êtes en plein processus de réflexion quant à l’externalisation de votre service de traitement de commande, voici trois questions essentielles, à répondre de manière détaillée :

• Votre service de prise de commande répond-il efficacement à vos besoins et à ceux de vos clients ?
• Est-il rentable ?
• Permet-il à votre entreprise de se concentrer sur son cœur de métier ?

Une externalisation réussie résulte d’une préparation millimétrée, dans laquelle chaque acteur de l’entreprise a un rôle à jour. Le centre de relation client ProContact vous accompagne et vous aide à mettre à plat vos besoins et vous propose un partenariat calibré.