8 conseils pour bien choisir votre prestataire d’externalisation

Si vous avez pris la décision d’externaliser une partie des services à basse valeur ajoutée pour votre entreprise, il est essentiel de miser sur « le » bon prestataire. Ce dernier devra être capable de répondre à tous vos besoins pour devenir rapidement un partenaire de confiance, sur lequel vous pourrez compter à n’importe quel moment.

Les nombreux atouts de l’externalisation

En choisissant le bon prestataire, votre externalisation deviendra un outil particulièrement efficace pour :

• Développer votre entreprise,
• Permettra à vos équipes de se concentrer sur leur cœur de métier,
• Permettra une augmentation significative et durable de votre chiffre d’affaires,
• Gagner en compétence,
• Réduire les coûts d’exploitation,
• Gagner en qualité,
• Gagner en productivité et rapidement sur les postes en manque de compétences, de temps et d’investissement,
• Gagner en adaptabilité selon vos besoins

En résumé, votre prestataire d’externalisation vous permettra de faire des économies sans pour autant perdre en qualité, bien au contraire. Il apportera également ses propres connaissances et son expertise, qui viendront se greffer à celles de vos équipes. La somme de ces avantages : une productivité plus élevée sur un laps de temps plus court. L’externalisation permet également à l’entreprise cliente de se concentrer sur sa spécialité, comme le marketing, d’éliminer les problématiques d’investissements en infrastructure. Enfin, elle permet de rediriger plus efficacement les dépenses autrefois dédiées à l’embauche et à la formation de nouvelles ressources internes.

Le choix de votre prestataire, une étape cruciale pour le développement de votre entreprise !

Pour parvenir aux résultats énoncés plus haut, l’étape essentielle consiste à choisir votre prestataire d’externalisation. Il s’agit de trouver celui qui répondra efficacement à vos besoins pour obtenir des résultats optimaux. Les agents de ProContact disposent de formations continues afin de mener à bien les tâches spécialisées et liées aux Ressources humaines, enquêtes de satisfaction pour évaluer la qualité de vos prestations, au télésecrétariat, à la téléprospection et au télémarketing. Voici une liste de 8 critères à prendre en considération.

Son expérience dans son secteur

Choisissez un prestataire qui affiche clairement ses connaissances approfondies et son expérience dans votre secteur. Il doit être capable et très rapidement de prendre en main les tâches et processus que vous souhaitez externaliser. Pour évaluer cette expérience, demandez à l’entreprise le nombre de projets qu’elle a réalisés avec succès et renseignez-vous sur leur intensivité.

Il est important que l’équipe de direction, les chefs de projet et les autres qui travailleront avec votre entreprise soient qualifiés et possèdent l’expérience requise pour une mise en œuvre fluide de votre projet d’externalisation.

Évaluer l’expertise technique de votre prestataire d’externalisation

Votre futur prestataire d’externalisation doit être en mesure de vous expliquer la méthodologie qu’il utilise pour gérer ses projets, suivre les résultats et résoudre les problématiques. Il doit faire en sorte que vous ayez une idée précise sur la manière dont votre propre projet va être pris en main.

Il devra également être capable de proposer un plan de continuité des activités qui garantira sa présence en cas d’urgence sanitaire, par exemple.

Que pensent les autres clients ?

Pour mieux comprendre la qualité des services de votre futur prestataire d’externalisation, il est essentiel de connaître ses antécédents. Sollicitez ses anciens clients et ceux qui font encore appel à ses services et concentrez-vous sur l’étendue et la qualité des services qu’ils ont reçus, ainsi que les défis (qu’ils ont) rencontrés durant le partenariat.

L’importance des systèmes de communication et de gestion des clients

Pour une communication fluide avec votre prestataire, soyez clair sur vos attentes afin que tous les membres de l’équipe d’externalisation soient disponibles par e-mail, téléphone ou autres applications ou logiciels de messagerie aux heures indiquées.

Si vous opérez sur un fuseau horaire différent, votre prestataire doit s’assurer de pouvoir minimiser les écarts de communication.

Vous devez également convenir d’un point de contact unique auprès duquel vous pourrez exprimer vos interrogations, commentaires ou préoccupations. La communication étant l’un des piliers d’une telle collaboration, cet aspect est essentiel.

L’importance de l’infrastructure et les technologies mises à disposition

Un prestataire spécialisé, par exemple, dans le digital, doit être prêt à répondre aux besoins et aux demandes des entreprises qui le contactent pour une éventuelle collaboration. Ainsi, son infrastructure doit inclure tout le matériel et les logiciels nécessaires et à jour, un réseau fiable de lignes téléphoniques et Internet. Il doit également être capable de s’intégrer aux technologies de votre entreprise.

Il doit être capable d’investir pour acquérir les technologies nécessaires pour la prestation que vous lui demandez de mettre en place.

Le calcul des coûts

Un projet dont les coûts restent fixes est synonyme d’économies considérables pour l’entreprise. Votre futur prestataire d’externalisation est-il capable de répondre à vos besoins avec des coûts fixes ? Pour éviter toute mauvaise surprise, prenez soin de rechercher et de décortiquer les éventuels coûts cachés qui peuvent survenir dans :

• La mise en œuvre de votre projet,
• La formation des agents de votre prestataire,
• D’autres dépenses additionnelles qui pourraient survenir pendant la prestation

Évaluez les agents de votre prestataire d’externalisation

La qualité d’un prestataire d’externalisation repose sur de nombreux facteurs, parmi lesquels ses propres agents. Pour avoir une vision suffisamment claire de votre prestataire, prenez le temps de vous renseigner sur sa politique et son processus d’embauche. Cela vous permettra par ailleurs d’avoir une bonne idée des connaissances et compétences qu’il pourra mettre à votre disposition.

Prenez également le temps de renseigner votre prestataire sur la culture de votre propre entreprise, ses valeurs, sa vision, sa mission, ses méthodes de communication.

La stabilité financière de votre prestataire d’externalisation

Un bon prestataire d’externalisation est stable et solvable à long terme. En vérifiant ces informations, vous aurez l’assurance d’une disponibilité à long terme. Il s’agit de pouvoir compter sur une entreprise capable de devenir un partenaire, aussi, la confiance est un atout essentiel.