6 facteurs essentiels pour réussir son externalisation cette année !

Étant donné les innombrables avantages qu’elle apporte, l’externalisation est devenue une tendance solidement ancrée. Parmi les services que l’on peut aujourd’hui confier à une entreprise tierce, citons les ressources humaines, l’enquête de satisfaction pour évaluer la qualité des prestations de l’entreprise, le télésecrétariat, la téléprospection ou encore le télémarketing. En confiant ces services à un spécialiste, votre entreprise cumulera les avantages : économie d’argent et de temps, ces deux éléments pouvant ainsi être consacrés à son développement, mais amélioration des compétences internes, augmentation de la rentabilité, pour ne citer que ces éléments. L’année ayant à peine commencé, de nombreuses entreprises réévaluent leurs stratégies et leur approche opérationnelle générale. Certaines vont procéder à quelques ajustements mineurs en interne tandis que d’autres se tourneront vers l’externalisation. Si vous penchez pour l’outsourcing, voici ce qu’il faut retenir pour un projet réussi !

L’externalisation, une tendance croissante

De plus en plus d’entreprises choisissent de se tourner vers l’externalisation offshore et les prestataires ne manquent pas de savoir-faire pour proposer une prise en charge calibrée. Ces entreprises ont raison de se tourner vers cette solution, du moins, une fois qu’elles prennent conscience qu’elles vont enfin pouvoir se concentrer sur le cœur de métier, sans être parasitées par des tâches sans valeur ajoutée.

S’il s’agit d’une première expérience pour votre entreprise vous vous interrogez sans aucun doute sur le coût de l’externalisation, les principaux avantages d’un tel projet, votre capacité à trouver un partenaire capable de maximiser et de pérenniser le plein potentiel de votre compagnie.

Les avantages de l’externalisation

Plusieurs raisons poussent les entreprises à choisir l’externalisation d’un ou plusieurs de leurs services :

Premièrement, il y a un besoin d’améliorer l’efficacité et des performances de l’entreprise.

Deuxièmement, les entreprises se tournent vers l’externalisation pour économiser de l’argent. Cette stratégie peut en effet être rentable, en sachant que votre prestataire fonctionnera à travers une économie d’échelle, qui vous permet d’acheter des biens et services à prix réduit.

Troisièmement, les entreprises choisissent également l’externalisation pour bénéficier d’un savoir-faire qu’elles ne possèdent pas en interne. D’ailleurs, selon le cabinet Deloitte, parmi les raisons qui expliquent l’externalisation chez les entreprises, citons le besoin d’améliorer ses performances (62 %) et la réduction des erreurs (53 %).

Quatrièmement, l’externalisation permet aux entreprises clients de bénéficier de nouveaux systèmes, structures et technologies. Toujours selon Deloitte, 51 % d’entreprises ayant choisi l’outsourcing l’ont fait pour accéder aux nouvelles technologies. Ainsi, un seul et même prestataire vous permettra de bénéficier d’une infrastructure complète, qui répondra instantanément à vos besoins.

Services généralement externalisés

Les ressources humaines et la paye font partie des services qui sont les plus externalisés. Pourquoi ? Tout simplement parce qu’elles demandent du temps, une certaine expertise, notamment en matière légale, des connaissances toujours à jour par rapport aux différentes législations.

Décider d’externaliser : 6 facteurs pour réussir

En décidant d’externaliser un ou plusieurs services, vous devrez prendre en compte un certain nombre de facteurs, dont 6 qui sortent résolument du lot. Il en va de l’augmentation des bénéfices de votre entreprise, de l’amélioration de vos relations avec la clientèle et de la maximisation de vos opérations quotidiennes :

Constituer une équipe de direction expérimentée

Il s’agira de choisir les collaborateurs qui dirigeront l’équipe d’externalisation. C’est à ces personnes que vous déléguerez certaines tâches. Au programme : faire le point sur leur expérience et juger si elle répondra à vos besoins. Le but est de constituer une équipe de direction expérimentée capable de garantir un travail de qualité et un résultat positif pour votre entreprise.

Le SLA

Le SLA (Service Legal Agreement – entente de niveau de service, en français) va devenir l’un des piliers de votre projet d’externalisation. À lire avec beaucoup d’attention, il vous permettra de mettre à plat toutes vos attentes. Il garantit l’absence de zones d’ombres qui pourraient créer un partenariat confus. Le SLA doit reprendre chaque point noir sur blanc.

Une communication de qualité avec votre prestataire

Votre prestataire d’externalisation doit être suffisamment expérimenté et sérieux pour être prompt et diligent à répondre à toutes vos questions. Comme partout, y compris dans le monde de l’entreprise, la communication est une clé de voûte, en cas de rupture, les conséquences peuvent aller du retard à la perte d’argent, sans parler des brouilles juridiques.

Une inspection du site de travail du prestataire d’externalisation

Votre futur prestataire doit être capable de vous faire visiter ses locaux. Cela vous permettra de vérifier son infrastructure, ses ressources humaines, mais également discuter de vive voix des points essentiels tels que ses garanties, son protocole pour les situations d’urgence, un système de sauvegarde en cas de panne, etc. Dans la mesure du possible, rendez-vous physiquement à chaque étage (s’il y a lieu) pour une vérification satisfaisante.

Le choix du prestataire

L’externalisation a un coût, aussi, avant de faire quelque versement que ce soit à un prestataire d’externalisation, vous devez vous assurer de la fiabilité de celui-ci. S’agissant d’un partenariat, cette collaboration aura un impact considérable sur la productivité, mais également les résultats et la rentabilité de votre entreprise.

Le sentiment de confiance ne doit pas venir diminuer votre prudence, car en choisissant un prestataire qui ne connait pas son métier, votre entreprise peut tout simplement ne pas pouvoir se relever.

Conclusion

Aujourd’hui, les entreprises ont pour objectif de rationaliser leurs coûts et pour y parvenir, elles disposent d’une pléthore de stratégies. Concernant l’externalisation, elle est devenue synonyme de compétitivité, d’une réactivité de premier ordre, de flexibilité pour répondre favorablement aux défis économiques constants qui se présentent à elles. Ces dernières années ont prouvé que l’outsourcing n’était pas un outil dilettante, bien au contraire, y compris si vous choisissez de vous tourner vers l’offshore ! Là encore, de nombreux pays ont réussi à sortir du lot haut la main, comme le prouve, par exemple, l’île Maurice, destination affectionnée par de nombreuses entreprises étrangères, qui lui ont confié un ou plusieurs services.