5 bonnes raisons de recourir à la permanence téléphonique externalisée

Une permanence téléphonique bien gérée constitue l’un des facteurs-clés de prospérité d’une entreprise. Force est pourtant de constater que la plupart des entreprises ne parviennent pas à la gérer convenablement, à cause du manque de ressources ou de compétences nuisant à l’expérience d’appel des clients.

Pour éviter ces situations, l’externalisation de la permanence téléphonique apparaît comme le choix gagnant puisqu’elle garantit la qualité et la disponibilité de l’accueil téléphonique. Voici les 5 bonnes raisons de passer à la permanence téléphonique externalisée.

Qu’est-ce que l’externalisation de la permanence téléphonique ?

L’externalisation du standard téléphonique consiste à confier la gestion de vos services d’accueil téléphonique à un prestataire externe, comme ProContact. Cette démarche vise à maintenir la qualité du traitement des appels et à optimiser la satisfaction client.

Adaptée à tous les secteurs d’activité, cette solution permet de maintenir la disponibilité de vos lignes téléphoniques en tout temps, que vous soyez une entreprise, une profession libérale ou un artisan.

Chez ProContact, nous mettons à votre disposition des outils technologiques performants et des téléopérateurs qualifiés pour assurer la réception de vos appels entrants. Nos collaborateurs adoptent un vocabulaire adapté à votre domaine d’activité et à votre clientèle.

Nous suivons vos consignes spécifiques et pouvons transférer les appels à votre équipe interne selon leur importance. De plus, en tant que prestataire de permanence téléphonique, nous gérons également vos agendas professionnels et garantissons des services de qualité grâce à nos agents qualifiés et bien formés.

Les 5 bonnes raisons de recourir à la permanence téléphonique externalisée

Externaliser votre standard téléphonique vous permet d’avoir des retombées positives en termes de satisfaction client, de crédibilité et de productivité, à condition de choisir un partenaire fiable, comme ProContact.

1. Accueil téléphonique optimisé

L’externalisation de votre permanence téléphonique vous donne accès à une équipe compétente disponible à tout moment, éliminant ainsi les longues attentes pour vos clients. Grâce à une équipe qualifiée, votre prestataire externe comprend les attentes de votre clientèle et propose des solutions adaptées. En offrant une expérience client de qualité, votre satisfaction client est maximisée, renforçant la crédibilité de votre marque et favorisant la fidélité à long terme, propulsant ainsi votre croissance.

2. Maîtrise des coûts

L’externalisation de votre standard téléphonique vous offre un contrôle total sur vos coûts liés à la gestion de la relation clientèle. Avec un budget préalablement fixé pour la permanence téléphonique, les coûts imprévus deviennent inexistants, garantissant ainsi une gestion financière stable. De plus, cette solution économique vous permet d’éliminer les charges associées à la gestion interne de votre accueil téléphonique, telles que la formation des téléopérateurs, l’achat et l’entretien de matériel, ainsi que les frais liés à un opérateur mobile.

3. Concentration sur le coeur de métier

En externalisant votre accueil téléphonique, vous libérez un temps précieux en éliminant la gestion des appels entrants en interne. De plus, en optant pour un service de secrétariat téléphonique, vous avez accès à d’autres prestations qui vous font gagner encore plus de temps. Chez ProContact, notre périmètre d’intervention très large inclut :

• La réponse téléphonique personnalisée : gestion des réclamations, prise de messages, filtrage ou encore transfert d’appels ;
• La gestion de votre agenda ;
• La prise de rendez-vous ;
• La gestion des factures, des devis et des commandes ;
• L’organisation des réunions et des vidéoconférences.

Puisque vous gagnez du temps libre avec la permanence téléphonique, vous pouvez vous concentrer ainsi sur votre cœur de métier.

4. Gain en agilité et en flexibilité

Opter pour la permanence téléphonique externalisée vous offre une agilité et une flexibilité accrues. Le prestataire tiers propose des solutions adaptables, vous permettant de choisir la formule qui répond le mieux à vos besoins changeants. Vous pouvez ainsi opter pour un standard téléphonique disponible 24h/24 ou programmé selon vos heures de fermeture, les pics d’appels, les week-ends, congés annuels ou jours fériés.

5. Intégration des dernières innovations technologiques

Les prestataires d’accueil téléphonique, tels que ProContact, sont constamment à la pointe des dernières innovations technologiques, pour améliorer votre relation clientèle. Nous utilisons des outils de gestion des flux d’appels innovants, qui réduisent les temps d’attente, identifient mieux les besoins des appelants, offrent des réponses plus adaptées et fournissent des rapports d’activité détaillés. En externalisant votre standard téléphonique, vous bénéficiez de ces avancées technologiques qui garantissent un accueil de qualité et un suivi optimal.

Les défis liés à l’externalisation de la permanence téléphonique

Nombreux sont les défis liés à l’externalisation de la permanence téléphonique. Parmi ceux ci, on peut citer :

• Le manque d’expérience en matière d’outsourcing : la difficulté peut notamment reposer sur le choix des meilleures pratiques, l’adoption des concepts communs et la gestion du flux de travail entre les deux entités ;
• Le manque de connaissances sur les services externalisés : cela peut entraîner l’incapacité à mesurer les résultats du travail réalisé ;
• Un mauvais choix du prestataire externe ;
• Une mauvaise évaluation des tâches externalisées ;
• Un mauvais transfert de connaissances ;
• Un manque de communication.

Pour faire face à ces divers défis, le choix le plus judicieux consiste à faire appel à un prestataire expérimenté, comme ProContact. Nous vous accompagnons en amont de votre projet d’externalisation d’accueil téléphonique et nous vous assurons un partenariat de qualité et fiable.

Comment choisir son prestataire de permanence téléphonique ?

Le choix du prestataire de permanence téléphonique doit se baser sur un certain nombre de points.

Un prestataire capable de répondre à vos besoins

Le choix d’un prestataire tiers dépend de l’évaluation des besoins de votre entreprise. Les services de permanence téléphonique externalisée varient selon les prestataires : certains se spécialisent dans la réception des appels entrants, tandis que d’autres offrent des services complets de télésecrétariat externalisé. Chez ProContact, nous proposons des solutions sur mesure pour répondre parfaitement à vos besoins.

La performance et l’efficacité de l’équipe du prestataire

La qualité de la permanence téléphonique repose largement sur la performance des téléopérateurs. Ils doivent être qualifiés, bien formés et expérimentés, tout en maîtrisant les bonnes pratiques de la relation clientèle. De plus, le prestataire doit fournir des moyens techniques de haut niveau pour garantir le traitement correct de tous les appels entrants.

Chez ProContact, nous investissons dans une équipe qualifiée, compétente et expérimentée, ainsi que dans les meilleurs outils et logiciels pour assurer la performance et l’efficacité de notre service de permanence téléphonique.

Le choix d’un service d’accueil téléphonique à la carte

Lorsque vous sélectionnez un prestataire, envisagez une période d’essai pour évaluer la qualité de ses services. Optez également pour un contrat de permanence téléphonique à la carte, vous permettant de personnaliser le contenu du contrat et d’évaluer les coûts avant de vous engager.

Procontact, le choix des pros pour une permanence téléphonique externalisée

Confiez à ProContact votre permanence téléphonique externalisée. Nous proposons des solutions personnalisées incluant le traitement d’appels et le télésecrétariat. Grâce à nos compétences et à nos outils technologiques de pointe, nous garantissons la satisfaction de vos clients et vous offrons une expérience d’appels améliorée, ainsi que des prestations de qualité.

Notre service de permanence téléphonique est conçu pour répondre à  vos besoins, quel que soit votre métier et votre secteur d’activité : juridique, médical et paramédical, professions libérales, TPE et PME, artisans ou autres.

Contactez-nous pour configurer votre contrat d’externalisation d’accueil téléphonique à la carte et sans engagement. Vous pouvez également nous envoyer un e-mail ou nous appeler au (+33) 1 84 76 24 03.