10 astuces pour une gestion optimisée des flux d’e-mails

L’e-mail reste un choix de prédilection pour les clients et les partenaires d’affaires afin de communiquer avec les entreprises et leurs responsables. Cependant, cette préférence peut parfois entraîner une avalanche de courriels, rendant leur gestion laborieuse et stressante. Selon des données récentes, les cadres passent près de la moitié de leur journée de travail à consulter leurs e-mails, ce qui impacte directement leur efficacité.

Pour pallier cette situation, il est crucial de mettre en place une approche spécifique pour gérer ces flux d’e-mails. Découvrez dans cet article dix astuces judicieuses pour optimiser cette gestion.

Quelles sont les causes de l’augmentation du flux d’e-mails ?

Dans le monde du travail, les e-mails servent à demander des infos, dire merci, réclamer, postuler ou mettre à jour des partenariats. Grâce à leur rapidité et efficacité, les e-mails remplacent de plus en plus le courrier classique. On envoie près de 320 milliards d’e-mails par jour dans le monde, dont 1,4 milliard en France. Ça fait environ 39 e-mails par jour pour chaque internaute français, imaginez donc la pile qu’une entreprise reçoit en une journée !

Cette utilisation massive entraîne une avalanche d’e-mails à gérer pour les cadres, avec cette pression constante des e-mails non lus qui pèsent sur leurs épaules. Et pour aller plus loin, découvrez comment les réseaux sociaux influent sur cette gestion.

Quels enjeux présente la gestion des flux d’e-mails ?

La gestion efficace des flux d’e-mails présente plusieurs défis majeurs :

Productivité individuelle et collective

Traiter un grand nombre d’e-mails peut facilement entraîner une perte de temps importante, nuisant à la productivité individuelle et collective. La difficulté à se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée en est souvent la conséquence.

Communication professionnelle

Les e-mails sont un élément crucial de la communication dans de nombreux milieux professionnels. Une mauvaise gestion des e-mails peut entraîner des retards dans les réponses, des malentendus et une communication globalement inefficace.

Gestion du temps

La gestion des e-mails requiert du temps et de l’attention. Sans une stratégie adéquate, il est facile de se retrouver submergé par un volume important d’e-mails entrants, ce qui peut nuire à la gestion efficace du temps.

Organisation et suivi des tâches

Les e-mails peuvent contenir des informations essentielles et des tâches à accomplir. Une gestion efficace des e-mails implique la capacité à planifier, prioriser et suivre ces tâches de manière efficace.

Sécurité et confidentialité

Les e-mails peuvent contenir des informations sensibles et confidentielles. Une mauvaise gestion des e-mails peut compromettre la sécurité et la confidentialité des données, notamment en cas de fuites d’informations ou d’attaques de phishing.

Relation client et satisfaction

Les e-mails sont souvent un moyen de communication essentiel avec les clients. Une mauvaise gestion des e-mails peut entraîner des retards dans les réponses aux clients, ce qui peut avoir un impact négatif sur la relation client et la satisfaction.

Gestion du stress et du bien-être

Une boîte de réception encombrée et mal gérée peut être source de stress, d’anxiété et de baisse de productivité. Une gestion efficace des e-mails peut contribuer au bien-être en réduisant le stress lié à la surcharge et en facilitant la concentration sur les tâches importantes.

Nos 10 astuces pour optimiser la gestion des flux d’e-mails

Pour améliorer le traitement d’e-mails, voici nos 10 conseils importants.

1. Établissez des routines de gestion des e-mails

Fixez des moments précis dans la journée pour consulter et répondre à vos e-mails afin d’éviter les interruptions constantes. Limitez les vérifications fréquentes de votre boîte de réception, comme le souligne David Burkus dans son livre “Under New Management” (2016), où il met en évidence l’impact positif de la restriction de l’accès aux e-mails sur la productivité.

D’ailleurs, une fameuse étude menée il y a une dizaine d’années par l’University of California Irvine, intitulée “The Cost of Interrupted Work: More Speed and Stress”, démontre qu’il faut en moyenne 23 min et 23 secondes pour un employé pour retrouver sa concentration sur une tâche interrompue par l’arrivée d’un e-mail. Ces interruptions, quand elles accumulent en une journée, deviennent plusieurs heures perdues.

2. Adoptez la technique de l’inbox zéro

Visez à maintenir votre boîte de réception vide en traitant chaque e-mail dès que vous le recevez. Répondez, archivez, supprimez ou déléguez chaque e-mail dès que possible pour éviter l’accumulation, gagner en productivité et réduire le stress.

Voici les étapes à suivre pour implémenter la technique Inbox zéro :

• Supprimez les messages sans intérêt : par exemple, désabonnez-vous des newsletters ou des e-mails marketing inutiles ;
• Transférez les e-mails qui ne vous sont pas dédiés ;
• Répondez rapidement dans le cas où cette tâche ne prend pas plus de deux minutes. Après l’envoi, archivez ou supprimez l’e-mail ;
• Différez la réponse dans le cas où sa rédaction prend plus de 2 minutes.

3. Organisez votre boîte de réception avec des libellés ou des dossiers

Les libellés sont comme des étiquettes conçues pour ranger et organiser vos e-mails. En les utilisant, vous gagnez du temps et boostez votre productivité car ils vous aident à trier vos e-mails et à retrouver les messages plus rapidement et facilement.

Pour bien faire, catégorisez vos e-mails en utilisant des libellés. Créez-en pour différents projets, clients ou sujets afin de pouvoir retrouver rapidement les e-mails qui vous intéressent. Petite astuce : saviez-vous que Gmail vous permet de créer jusqu’à 500 libellés et sous-libellés ?

4. Utilisez des filtres et des règles de messagerie automatique

Pour une gestion optimale de votre flux d’e-mails, utilisez les filtres et règles de messagerie automatiques. Ces derniers trient les messages selon vos critères, rangeant les moins importants dans des dossiers spécifiques, et gardant votre boîte de réception claire. Par exemple, vous pouvez configurer votre boîte de réception pour déplacer automatiquement les newsletters vers un dossier dédié.

5. Limitez les réponses et les CC inutiles

Évitez les envois groupés et l’utilisation excessive du CC et du CCI, sauf si c’est vraiment nécessaire. En ajoutant plus de destinataires, vous risquez d’obtenir davantage de réponses en retour. Avant d’appuyer sur “Envoyer”, assurez-vous que vos destinataires sont pertinents pour éviter de surcharger inutilement votre boîte de réception.

Pour réduire le nombre d’e-mails que vous recevez, évitez de répondre à tous les e-mails où vous êtes en copie, à moins que votre réponse soit vraiment indispensable.

6. Utilisez des réponses types ou des modèles d’e-mails

Créez des réponses types ou des modèles pour les types d’e-mails courants que vous envoyez régulièrement, afin de gagner du temps et de garantir une cohérence dans vos réponses.

Si vous prévoyez de vous absenter, configurez préalablement un message automatique d’absence. Cette solution vous permet de réduire le stress durant vos congés, et en même temps de maintenir la communication avec vos clients ou vos partenaires d’affaires.

7. Travaillez le contenu de l’e-mail

Les échanges interminables par e-mail sont souvent dus à l’incompréhension. Pour éviter cela, travaillez le corps de votre e-mail et organisez le contenu tout en étant concis et clair. Voici nos conseils :

• Organisez vos idées en utilisant des bullet-points ;
• N’utilisez que des phrases courtes et faciles à comprendre ;
• Aérez votre message, en l’organisant en paragraphes ;
• Pensez à bien vérifier le destinataire pour éviter le renvoi ainsi que la rédaction et l’envoi d’un mail d’excuse.

8. Ajoutez un mot-clé dans l’objet

Lorsque vous rédigez l’objet de votre e-mail, choisissez soigneusement vos mots-clés. Cela vous facilitera la tâche si vous devez retrouver cet e-mail plus tard, ce qui vous fera gagner un temps précieux.

9. Évitez la procrastination

Traitez les e-mails dès qu’ils arrivent dans votre boîte de réception. Plus vous laissez les e-mails s’accumuler, plus il devient difficile pour vous de les gérer efficacement.

10. Externalisez la gestion de vos e-mails

Ne laissez pas les e-mails vous submerger ! Confiez leur gestion à un prestataire externe, comme ProContact, et libérez-vous en partie ou totalement de la gestion de votre relation client par e-mail. Nous disposons d’une équipe spécialisée dans le traitement des courriers électroniques. Externaliser la gestion de vos e-mails présente de nombreux avantages, notamment :

• L’optimisation de la gestion des e-mails ;
• Un gain de temps ;
• Le recentrage sur votre cœur de métier et un gain en productivité ;
• La satisfaction client et la fidélisation.

Faites appel à ProContact, l’expert en externalisation de traitement d’e-mails

Concentrez-vous davantage sur votre activité principale en nous confiant la gestion de vos courriers électroniques. Notre équipe formée pour gérer les communications par e-mails,  fournit des réponses personnalisées adaptées à la demande de vos clients, fournisseurs ou partenaires. Nous garantissons toujours un service de qualité que ce soit dans le cadre d’un contrat ponctuel ou permanent.

Contactez-nous via notre formulaire de contact ou appelez-nous au (+33)1 84 76 24 03 pour établir une collaboration de qualité avec nous.